Kostenlose Programme zum Rechnung Schreiben im Überblick

Du hast die Arbeit beendet, und jetzt ist es an der Zeit, bezahlt zu werden. Dazu musst Du eine Rechnung senden und Deinen Kunden Optionen für die Zahlungsweise angeben. Während Du eine Rechnung in Deinem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm entwirfst, ausdruckst, per Post schickst und auf einen Scheck wartest, vereinfacht die Verwendung von Rechnungsprogrammen den gesamten Prozess - und Du wirst schneller bezahlt.

Im Folgenden stellen wir drei kostenlose Lösungen vor, die alle auf ihre eigene Art und Weise

die Rechnungsstellung erleichtern, so dass Du dir weniger Sorgen über die Bezahlung machen musst und dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst.

Genügt dir vielleicht ein kostenloses Programm?

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Rechnung geht ins Ausland?

Dann gilt Vorsicht bei Zahlungseingängen in Fremdwährung! Oftmals werden von Banken und Zahlungsdienstleistern hohe Gebühren und ungünstige Wechselkurse berechnet, ohne das du es merkst. Sei auf der sicheren Seite mit einem echten Multiwährungskonto. Mit Wise kannst du dein Geld in über 40 Währungen verwalten und bekommst dabei nicht nur extrem günstige Gebühren, sondern immer den echten aktuellen Devisenmittelkurs ohne Aufschlag.

Für die wichtigsten Währungen gibt es sogar eigene lokale Bankdaten, damit dein Kunde nicht mal eine Auslandsüberweisung machen muss. Bequemer geht's nicht!

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Taugen kostenlose Rechnungsprogramme überhaupt etwas?

Um die besten kostenlosen Programme zum Schreiben von Rechnungen zu finden, haben wir verschiedene Software-Tools verglichen. Auf den ersten Blick scheint hier vieles vielversprechend. Wir haben folgende Aspekte genauer beleuchtet:

Unbegrenzte Rechnungen

Das Wichtigste bei diesen Programmen ist, dass man leicht und schnell Rechnungen schreiben und versenden kann; alles andere sind nette Spielereien, die einem das Leben zwar leichter machen, aber nicht immer zwingend notwendig sind. Daher ist es auch so essentiell, dass es bei den kostenfreien Versionen keine Begrenzung gibt, was die Menge an Rechnungen betrifft.

Einfach und intuitiv zu bedienen

Nicht jeder hat das Zeug, Buchhalter der eigenen Firma zu sein. Und dennoch sollten diese Lösungen so einfach gestrickt sein, dass man direkt und ohne viel Vorwissen in der Lage ist, Rechnungen zu erstellen und mit einem Knopfdruck zu verschicken. Langatmige Tutorials sind hier fehl am Platz.

Zahlungen online

Der wichtigste Teil der Rechnungsstellung ist die Bezahlung. Bei allen aufgeführten Tools kannst Du Zahlungen per Kreditkarte akzeptieren. Einige akzeptieren auch Bank- und telegrafische Überweisungen. Die Annahme von Online-Zahlungen erfordert die Verwendung eines Zahlungs-Gateways und sind meist kostenpflichtig. Diese Gebühren werden automatisch von jeder Zahlung abgezogen und werden separat im Rechnungsprogramm gelistet.

Zum Glück aber gibt es Lösungen für den günstigen internationalen Zahlungsverkehr. Dazu später mehr. Denn nun werfen wir endlich einen Blick auf jene Programme, mit denen man kostenfrei Rechnungen schreiben kann.

1. Programm: Kostenlos Rechnung schreiben mit (Wave)

Ein recht neues Programm mit guten Basisfunktionen ist Wave aus den Vereinigten Staaten. Hier kann man ohne Vorwissen direkt kostenlos Rechnungen schreiben.

Das alles kann Wave

Eine kostenlose Buchhaltungssoftware der Spitzenklasse, die Du von Anfang an bei Deiner Suche berücksichtigen solltest, ist Wave. Die Optionen¹ sind wie folgt:

• Unbegrenzt Bank- und Kreditkartenkonten mit Deinen Büchern verbinden.
• Unbegrenzte Anzahl an Einkommens- und Ausgabenkonten sowie Mitarbeiter kostenlos hinzufügen.
• Unbegrenzt kostenlos Rechnungen erstellen und Quittungen scannen.

Bitte beachte jedoch: Dies sind Aspekte, die man tatsächlich in jedem Rechnungsprogramm findet. Diese Basis-Features sollten daher eigentlich schon als selbstverständlich angesehen werden.

Einschränkungen des Produkts

Es macht das Leben am Anfang leicht, ja. Allerdings gerät man recht schnell an die Grenzen und sollte sich spätestens dann nach Alternativen umsehen.

• Geringe Auswahl an Vorlagen für Rechnungen.
• Zu viel manuelle Arbeit.
• Kaum erkennbare technologische Neuerungen.

Für all jene, die sich nach mehr Kundenfreundlichkeit sehnen, ist Wave nur bedingt empfehlenswert. Immerhin ist die kostenfreie Version leicht erlernbar und auch die kostenpflichtige Möglichkeit ist nicht allzu teuer. Alles in allem also ein absolut empfehlenswertes Einsteigerprodukt.

2. Programm: Kostenlos Rechung schreiben mit (Akaunting)

Nein, kein Schreibfehler, sondern ein cleverer Marketing Versuch, sich nachhaltig auf dem Markt zu etablieren. Und das scheint zu funktionieren, denn wer auf den großen Suchmaschinen nach passenden Angeboten sucht, kommt an Akaunting fast nicht vorbei.

Das alles kann Akaunting

Diese Option bietet viele der notwendigsten Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen bieten sollte²:

• Rechnungen erstellen.
• Konten synchronisieren.
• Ausgaben verfolgen.
• Wiederkehrende Rechnungen einrichten.
• Lieferanten verwalten.

Eindeutig also schon ein Schritt weiter, denn hier gibt es viel mehr Möglichkeiten, die Dinge so zu personalisieren, wie Du es dir wünschst. Allerdings sind die Limitationen in der kostenfreien Version irgendwann dann doch einsehbar. Es richtet sich zudem auch nicht per se an die IT-Szene, sondern kann von allen Händeln verwendet werden.

Einschränkungen des Produkts

Während die Basisfunktionen für alle Freiberufler und privaten Rechnungssteller vollkommen ausreichen, sollten fortgeschrittene Nutzer dann doch recht schnell an ihre Grenzen stoßen:

• Viel Funktionen nur mit den Dienstleistungen von Drittanbietern möglich.
• Nicht international genug aufgestellt, um mit SEPA-Zahlungen mithalten zu können.
• Online-Zahlungen stecken noch in den Kinderschuhen.

Um es kurz zu machen: Die Erstellung eines Akaunting-Kontos kostet nichts, aber wenn Du mehr willst, dann kommst du nicht umhin zu erkennen, dass viele Anwendungen von Drittanbietern gekauft werden müssen.

3. Programm: Kostenlos Rechnung schreiben mit (Papierkram)

Zu guter Letzt ein Blick auf den heimischen Markt - Papierkram ist ein deutsches Unternehmen, welches es sich zur Aufgabe gemacht hat, die Buchhaltung neu zu definieren. Auf den ersten Blick scheint dies auch ganz gut gelungen zu sein.

Das alles kann PapierkramEine schnelle Anmeldung gepaart mit einem sauberen Aussehen, die Website und der Service von Papierkram können sich sehen lassen. Und die Funktionen auch³:

• Online Buchhaltung.
• Angebote und Rechnungen erstellen.
• Ausgaben erfassen.
• Belegmanagement.
• Stammdaten konfigurieren.
• Waren und Dienstleistungen erfassen.
• Zeiterfassung.

Wer also viele gute Funktionen wünscht, ohne sich auf viele Feinheiten einstellen zu müssen, der ist bei Papierkram absolut richtig. Hier kann der Freiberufler als auch der Mittelstand voll auf seine Kosten kommen, ohne Kosten zu haben. Jedoch fehlen auch hier viele Funktionen, die einem das Leben zusätzlich noch leichter machen.

Einschränkungen des Produkts

Zwar kann man hier schnell durchstarten und alle relevanten Bereiche des finanziellen Lebens angehen, aber für das gewisse Extra scheint Papierkram nur bedingt nützlich zu sein. Im Folgenden einige der Punkte, die nicht in der kostenlosen Version vorhanden sind:

• GoBD-Zertifizierung.
• Cashflow Auswertungen.
• Mahnungen.
• Lieferscheine.
• Pro Support.
• Automatische Belegerkennung.

Vorsicht bei Rechnungen ins Ausland.

Immer häufiger ist es auch der Fall, dass der Zahlungsverkehr international stattfindet. Wer da nicht aufpasst, gerät oft mit versteckten Kosten ins Hintertreffen und von den eigens erstellten Rechnungen bleibt nicht mehr viel übrig. Doch es gibt sie noch, die Unternehmen, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, den weltweiten Zahlungsverkehr zu revolutionieren und somit kundenfreundlicher zu machen.

So zum Beispiel: Wise Business. Das Geschäftskonto, mit dem man zu den echten Wechselkursen Geld ins Ausland verschicken und erhalten kann, ganz ohne versteckte Kosten. Mit Transferwise kann man weltweit Geld einzahlen und erhalten.

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Fazit

Heutzutage ist es wichtiger denn je, die eigenen Finanzen im Blick zu behalten, das gilt natürlich auch für das eigene Unternehmen. Die hier vorgestellten kostenlosen Buchhaltungslösungen bieten einen sinnvollen Einstieg, um Rechnungen und andere Arbeitsschritte zu digitalisieren. Wenn es um das Thema “internationale Zahlungen” geht, bietet Transferwise einen modernen Ansatz, der frisches Leben in die Welt der Finanztransaktionen bringt.

Quellen:
1 Wave, 28.12.2020
2 Akaunting, 28.12.2020
3 Papierkram, 28.12.2020