Het maken van een factuur voor het buitenland: Hoe ga je om met btw en internationale klanten

Iedere ondernemer heeft te maken met het versturen van facturen. Op de factuur staat onder andere welke dienst je hebt geleverd, tegen welk bedrag je dat hebt gedaan en de BTW. Maar wat als je zaken doet met het buitenland? Ziet de factuur er dan hetzelfde uit? Nee dus. Een factuur naar het buitenland moet je anders opstellen. Hoe? Daarmee helpen we je een handje in dit artikel.

We laten je onder meer zien hoe een online rekening van Wise je kan helpen bij versturen en ontvangen van geld naar en uit het buitenland. Met de Wise zakelijke rekening kun je bijvoorbeeld betalingen ontvangen in meer dan 9 verschillende valuta. Handig voor jou, en voor degene met wie je zakendoet. Over Wise lees je later meer.

Lees meer over de zakelijke
rekening van Wise 💼

Wat moet er op een factuur staan?

Wanneer je iemand gaat factureren is het van belang dat de factuur aan bepaalde regels voldoet. Is dit niet het geval, dan is de factuur niet geldig. Maar wat moet er dan precies allemaal op de factuur staan? Dat hangt af van de locatie van het factuuradres van je klant.

Factureren binnen Nederland

Dit zet je op een factuur die je binnen Nederland verstuurt:

• Je volledige naam en de volledige naam van je klant (dit mag ook een handelsnaam zijn als deze in combinatie met het adres en de woonplaats geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel)
• Zowel jouw volledige adres als dat van de klant
• Je BTW nummer
• Je KVK nummer
• De factuurdatum
• Een factuurnummer (opeenvolgend)
• Bij levering van diensten: de beschrijving van de diensten die je hebt geleverd en de hoeveelheid diensten die je hebt geleverd
• Bij levering van goeden: de beschrijving van de goederen die je hebt geleverd en de omvang van de goederen die je hebt geleverd.
• De leverdatum
• Het bedrag dat er betaald moet worden voor de dienst exclusief BTW
• Het bedrag dat er betaald moet worden voor de dienst inclusief BTW
• Het BTW tarief en bedrag.¹

Factureren naar het buitenland

Wanneer je zaken doet met het buitenland moet je jezelf drie vragen stellen:

1. Gaat de factuur naar een bedrijf in een land binnen of buiten de EU?
2. Doe je zaken met een ondernemer of een particulier?
3. Lever je goederen of lever je diensten?

Voor elk van de bovenstaande punten gelden andere regels wat betreft de notatie op de factuur. Hieronder leggen we het verder uit.

Factureren als je zakendoet met andere EU-landen

Facturen die je voldoet moeten voldoen aan verschillende regels. Dat betekent onder andere dat je naast de wettelijk verplichte gegevens ook de bewaartermijn van facturen moet aanhouden.

Houd naast de normale eisen waar je factuur aan moet voldoen, rekening met:

• Extra factuureisen bij goederen
• Extra factuureisen bij diensten
• Elektronische facturen

Extra factuureisen bij goederen

Als je goederen levert naar EU-landen en het gaat niet om een particulier, dan moet moet je deze extra zaken toevoegen aan je factuur:

• Op de factuur aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van jou én je klant staan.
• Je factureert met 0% btw. Daarom moet op je factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat het een intracommunautaire levering is.

Extra factuureisen bij diensten

• Op de factuur moeten de btw-identificatienummers van jou én je klant staan.
• Zet op de factuur de term 'btw verlegd'. Je kunt dat ook doen in het Engels, Duits of Frans.

Let op: Bij sommige diensten moet je wel btw in rekening brengen. Om te kijken of dit voor jou geldt, kun je deze tool raadplegen.

Elektronische facturen

EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Ben je op zoek naar de nationale regels van een ander EU-land? Dan kun je dit vinden bij de Digitale Overheid. ² ³

🔎 Lees meer: Zakelijke rekening openen

Hoe je BTW moet aangeven bij en factuur naar het buitenland

Wanneer je zakendoet binnen de EU

In de meeste gevallen breng je bij het zakendoen met klanten binnen de EU geen BTW in rekening. Op de factuur zet je bij BTW dan 0%, (in het geval van levering van goederen) of je verlegt de BTW (in het geval van geleverde diensten). ² ³

Wanneer je goederen of diensten levert aan iemand die geen BTW afdraagt, zoals een particulier, dan breng je 9% of 21% Nederlandse BTW in rekening.⁴

Wanneer je zaken doet buiten de EU

Wanneer je goederen levert aan bedrijven buiten de EU zet je over het algemeen het BTW tarief op 0%, houdt er wel rekening mee dat je de export moet kunnen aantonen in je administratie.

Als je diensten levert buiten de EU, dan moet je eerst uitvogelen of de dienst in Nederland belast wordt, of in het land waar je deze levert. De Belastingdienst heeft een handig hulpmiddel ontwikkeld, om je hierbij te helpen. Het kan dus zijn dat je de BTW verlegt naar je klant. Dit noemen we de verleggingsregeling.

Hoe kun je een buitenlandse betaling ontvangen?

Je factuur is verstuurd en je kunt je geld dus binnenkort verwachten. Maar wat is nou de makkelijkste manier om een buitenlandse betaling te ontvangen?

Er zijn verschillende mogelijkheden. Je kunt kiezen voor het ontvangen van de betaling via je zakelijke bankrekening, of een andere financiële betalingsaanbieder.

Maar bij het kiezen van hoe je je geld uit het buitenland ontvangt, is het altijd belangrijk om op een aantal zaken te letten:

• Moet je extra geld betalen als je geld uit het buitenland ontvangt?
• Welke wisselkoers wordt er gebruikt?

Met een zakelijke rekening van Wise wordt het ontvangen en beheren van geld in verschillende valuta's makkelijk gemaakt. Een van de voordelen van deze rekening is de optie om geld te ontvangen in meer dan 9 valuta's, waaronder Euro, GBP en USD. Hierdoor kun je makkelijk betalingen ontvangen van klanten over de hele wereld zonder gedoe met valuta-omzettingen.

Daarnaast biedt de Wise zakelijke rekening de mogelijkheid om meer dan 40 valuta's te beheren binnen dezelfde rekening. Dit betekent dat je gemakkelijk kunt schakelen tussen verschillende valuta's. Hierdoor heb je aan één rekening genoeg en hoef je je minder zorgen te maken over valutawisselkosten.

Een ander voordeel van de Wise zakelijke rekening is dat alle valuta-omzettingen altijd worden uitgevoerd tegen de middenkoers.

Dit betekent dat je altijd de eerlijke wisselkoers krijgt, zonder verborgen marges of extra kosten, en dat kan je helpen om geld te besparen bij internationale transacties. Dat is een stuk lekkerder zakendoen, niet?

Open je zakelijke
Wise Account 🚀

---

Voorbeeld van factuur naar buitenlandse klanten

Lastig om allemaal bij te houden wanneer je nou wat op de factuur moet zetten? Dat snappen we helemaal. Gelukkig zijn er tools die je erbij kunnen helpen.

Bij Wise kun je gebruiken maken van de factuur generator. Je hoeft alleen maar de gevraagde informatie in te vullen en dan komt er met een klik op de knop een kloppende factuur tevoorschijn die je zo kunt doorsturen.

Je kunt bij Wise ook een handig template downloaden voor je facturen, die je naar eigen wens verder kunt aanpassen. Het voordeel van het template is dat je zeker weet dat je factuur alle informatie bevat die je nodig hebt om een correcte factuur naar je klanten te sturen.

Wat is de verleggingsregeling bij BTW, en voor wie geldt deze?

We hadden het net al even over het verleggen van de BTW. Dit is iets waar je rekening mee moet houden als je een factuur naar het buitenland stuurt. De verleggingsregeling houdt in dat de BTW die betaald moet worden van de leverancier naar de afnemer wordt verlegd.

Dat betekent dat jij als dienstverlener geen BTW in rekening brengt en dit meldt in je belastingaangifte. Je klant in het buitenland, de afnemer, betaalt de BTW in zijn eigen land en geeft dit aan in zijn BTW aangifte. BTW verleggen doe je meestal als het gaat om landen binnen de EU. Over het algemeen reken je 0% BTW als je een factuur stuurt naar een klant buiten de EU (en hoef je dus geen BTW te verleggen)

Let op: Je bent zelf verantwoordelijk voor het verleggen van de BTW, dus je moet er zeker van zijn dat de andere partij de BTW in zijn eigen land betaalt. Check dit dus voordat je overgaat tot het maken van een factuur.

Weet je niet zeker of je de BTW moet verleggen? Dan kun je op de website van de belastingdienst daar een handig hulpmiddel voor vinden.⁵

---

Gebruikte bronnen:

1. Dit moet er op de factuur binnen Nederland staan
2. Factuur naar buitenland sturen
3. BTW Buitenland
4. Hoeveel btw op de facuur
5. BTW verleggen

Bronnen het laatst gecheckt op: 14-02-2024