Rechnung schreiben als Freiberufler: Alles auf einen Blick

Als Freiberufler ist man selbstständig, weshalb man dementsprechend Rechnungen an seine Kunden ausstellen muss. Zu einer Rechnung gehört dabei aber mehr als nur die erbrachte Leistung und der Preis. Dieser Artikel setzt sich mit dem Rechnung schreiben als Freiberufler auseinander, also was in deiner Rechnung unbedingt enthalten sein sollte, aber auch wie du bei internationalen Kunden Geld sparen kannst!

Kunden im Ausland? Mit Wise kannst du Zeit und Geld sparen.

Manchmal kann es ganz schön dauern, bis du deine Zahlung aus dem Ausland erhältst. Das liegt einerseits an den teilweise langsamen klassischen Transferprozessen bei vielen Banken. Aber auch für deine Kunden kann es umständlich sein eine Zahlung an ein ausländisches Konto zu tätigen.

Mit Wise kannst du Geld in über 50 Währungen in einem Konto halten. Außerdem gibt's für die wichtigsten Währungen sogar die Möglichkeit lokale Kontodaten des entsprechenden Landes zu bekommen. Das heißt, dass deine Kunden eine ganz normale Inlandsüberweisung machen können. Einfacher geht's wirklich nicht.

Los geht's

Wann muss ich eine Rechnung stellen?

Eine Rechnung muss jeder schreiben, der in irgendeiner Form selbstständig ist. Geht man in den Supermarkt und kauft etwas zu Essen, wird einem eine Rechnung gegeben. Bist du Freiberufler und möchtest für den von dir erbrachten Service die Bezahlung enthalten, musst du an deinen Kunden eine Rechnung schreiben.

Eine Rechnung ist dabei sowohl für dich als auch für den Kunden wichtig und dient im Nachhinein als Nachweis und ist auch im Hinblick auf Steuern von großer Bedeutung. Am Ende des Jahres musst du deine Einnahmen beim Finanzamt einreichen, wofür du die von dir geschriebenen Rechnungen benötigst. Dein Kunde wiederum muss seine Betriebsausgaben einreichen und nachweisen, dass alle Ausgaben auch wirklich betrieblich waren. Dafür muss er für alle eingereichten Ausgaben eine Rechnung nachweisen.

Checkliste: Das alles muss in deiner Rechnung enthalten sein

Möchtest du deine Honorarrechnung als Freiberufler schreiben, sind die verschiedenen Dinge, die unbedingt enthalten sein müssen, wohl am wichtigsten. Vergisst du einige Punkte kann es sein, dass dein Kunde die Rechnung ablehnt oder am Ende des Jahres nochmal wiederkommt und nach einer neuen Rechnung fragt.

Auch wenn du deine Rechnungen später beim Finanzamt einreichst, wird dieses deine fehlerhaften Rechnungen nicht anerkennen. Dementsprechend ist es von großer Bedeutung, dass du keine der folgenden Punkte in deiner Rechnung vergisst:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (Du)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bei einem internationalem Kunden dessen VAT-ID oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Datum der Rechnungserstellung
• Ein Fälligkeitsdatum bis wann die Rechnung zu bezahlen ist (Empfehlung: 14 Tage und eine Rate, falls die Rechnung nicht pünktlich bezahlt wird, wie z.B 0,2 Prozent des Rechnungsbetrages pro Tag)
• Erbrachte Leistung oder Produkt und ihre Anzahl (z.B 1 Artikel mit 500 Wörtern oder 4 Stunden Web Design)
• Der Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz (Mehrwertsteuer) und der Bruttobetrag (Die Mehrwertsteuer fällt für Freiberufler meist nicht an, aber dazu später mehr)
• Bankdaten, damit der Kunde auch weiß wohin er den Rechnungsbetrag überweisen soll

Du kannst um sicher zu gehen, dass du keinen dieser Punkte vergisst, einfach eine passende Rechnungsvorlage verwenden.

Deine Rechnung Schritt für Schritt erklärt

1. Das richtige Rechnungstool finden

Durch verschiedene Online Programme ist das Rechnung schreiben als Freiberufler mittlerweile ziemlich einfach und schnell möglich. Setzt man auf neue und moderne Tools, muss man dabei auch kein Programm mehr herunterladen, sondern kann das ganze problemlos Online durchführen. Die meisten Tools sind dabei komplett gratis, manche gibt es für ein paar Euro im Monat und einige komplexere Rechnungsprogramme kosten dann auch gern etwas mehr, sorgen aber für eine detaillierte Übersicht über die Ein- und Ausgaben und liefern detaillierte Statistiken.

2. Template mit eigenen Daten anfertigen

Es gibt Daten die sich immer wiederholen, wie z.B deine Adresse und Bankdaten. Hast du ein eigenes Logo kannst du auch dieses hinzufügen. Am besten kreierst du mit der ausgewählten Software ein Template, sodass du diese Daten nicht immer wieder neu eingeben musst.

3. Daten des Kunden sammeln

Um deine Rechnung zu schreiben, brauchst du die Daten des Kunden (Name, Adresse, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Suche diese Daten also heraus und füge Sie zu der Rechnung hinzu.

4. Erbrachte Leistungen

Als nächstes trägst du die erbrachten Leistungen mit ihrer Anzahl und Kosten in deiner Freiberufler Honorarrechnung ein.

5. Das Rechnungstool fügt weitere Daten hinzu

Die zusätzlichen Daten, wie Rechnungsdatum und Netto- und Bruttobetrag, fügen die meisten Tools dann automatisch hinzu. Beim Rechnung schreiben als Freiberufler kannst du in den meisten Fällen folgendes eintragen “**In dieser Rechnung ist gemäß § 19 (1) UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”. Die meisten Tools stellen diese Funktion bereit.*

*Ob du als Freiberufler Umsatzsteuer bezahlen musst, hängt von deiner individuellen Situation ab. Genaue Informationen bekommst du bei deinem zuständigen Finanzamt.

Du willst einem Kunden im Ausland ein Rechnung stellen? Das kann teuer werden!

Wenn du englischsprachige Leistungen, wie z.B Content Writing, Übersetzungen oder Web Design, anbietest, kann es öfters mal zu internationalen Überweisungen kommen. Bei traditionellen Banken kann es dabei zu Extragebühren beim Empfangen von Geld aus dem Ausland kommen oder der Kunde muss hohe Gebühren zahlen, weshalb bei dir am Ende deutlich weniger ankommt.

Aus diesem Grund kann ein kostenloses Multi-Währung-Konto von Wise empfehlenswert sein. Dieses ermöglicht es dir lokale Bankdaten in über 40 verschiedenen Währungen zu erhalten. Hast du also einen Kunden in den USA, kannst du innerhalb weniger Minuten ein lokales Bankkonto in den USA eröffnen und so die US-Dollar deines Kunden empfangen.

Dadurch musst du keine Angst haben Extra Gebühren zum Empfangen deines Honorars zahlen zu müssen und die Transfergebühren sind deutlich geringer. Anschließend kannst du das Geld aus deinem USD Konto ganz einfach in EUR wechseln und in deinem EUR Konto hinterlegen.

Fazit zur Rechnungsstellung als Freiberufler

Das Rechnung schreiben als Freiberufler ist, wenn man weiß was enthalten sein soll, gar nicht so schwer. Vor allem mit dem richtigen Rechnungstool, kann man super schnell und einfach eine Honorarrechnung als Freiberufler erstellen und hat dabei auch noch ein ansprechendes Design.

Hat man internationale Kunden sollte man zusätzlich immer auf sein finanzielles Setup achten und sich Banking Alternativen wie Wise anschauen, mit deren Hilfe man oft einiges an Gebühren sparen kann.